<<< тому | зміст | вперед >>>

Лойко О.Т. Туризм і готельне господарство

Глава 7. ХАРАКТЕРИСТИКА БУДІВЛІ ГОТЕЛЮ

7.5. Інформаційні системи та їх використання в готельному бізнесі

Інформаційні системи (ІС), що існують у готелі, що об'єднують найбільш різні її служби. Саме тому, на початку повинна існувати деяка формальна структура, або внутрішня організація, яка, з одного боку, буде координувати зусилля працівників для досягнення мети і місії організації і дозволить використовувати досягнення науково-технічного прогресу для скорочення часу на виконання різного роду операцій. Перш ніж проектувати ІС, необхідно чітко знати підпорядкованість і зв'язку всередині підприємства.

Розглянемо ІС на прикладі Le Meridien Park Hotel, де використовується система Fidelio на базі компонентів фірми Micros. Вона складається з кількох модулів. Всі вони утворюють інформаційні потоки.

Рис. 6. Схема інформаційних потоків в Le Meridien Park Hotel.

Розглянемо докладніше кожен з цих модулів.

Модуль менеджера

По-іншому цей модуль можна назвати системою підтримки управління готелем. Він може генерувати звіти в автоматичному режимі. Наприклад, можна задати системі в певний час роздруковувати звіти про діяльність різних підрозділів або ж знаходити в процесі дня деякі пікові значення заздалегідь визначених параметрів. Така система здатна:

- встановлювати кількість днів для зберігання оперативної інформації про гостя, як для активних так і неактивних рахунків;
- підказати як повинна розраховуватися середня вартість номера і завантаження готелю;
- гнучко змінювати формат інформації про гостя;
- встановлювати пріоритети номерів, щоб змінити послідовність, в якій продаються номера;
- передавати певні повідомлення та інструкції операторам всякий раз, коли вони підключаються до системи.

Модуль адміністративної служби

У цій службі застосовується система Fidelio. Це центральна система, яка акумулює дані про технічний стан номерів, поточний статус номерів, поточні розцінки на номери, поточне зайнятості готелю. Також з її допомогою здійснюється резервування і реєстрації гостей (модуль відділу резервування), ведеться облік їхньої історії для визначення постійних клієнтів. Відомості з терміналів Micros надходять у систему Fidelio, де вони обробляються. Таким чином, адміністративна служба здійснює ведення особового рахунку гостя, де відображаються не тільки витрати, які він зробив у номері, але й плата за харчування в ресторані, за чищення одягу в хімчистці тощо Конструктивно цей модуль розпадається на кілька подмодулей.

Модуль відділу резервування здійснює ряд важливих функцій:

- перевірку кредитоспроможності клієнта перед продажем номера;
- телефонну консоль (міні-АТС, з можливістю переадресації дзвінків, визначником імені абонента);
- облік телефонних дзвінків гостя - в автоматичному режимі, що дозволяє визначити вартість зроблених дзвінків і направити її на особистий рахунок гостя.

Модуль відділу резервування призначений для автоматизації роботи відділу резервування номерів. Конструктивно він пов'язаний з системою Fidelio. Основні функції модуля:

- ведення листа очікування на необмежене число днів;
- оформлення групових заявок через звичайну, групову або делегатскую системи;
- перегляд інформації про попереднє перебування гостя, в тому числі номер кімнати, особливі запити і коментарі оператора;
- бронювання номерів по кожній заявці або групі заявок;
- присвоєння номерів різних тарифних статусів (звичайний, люкс, президентський);
- попередження виникнення ситуації перевищення попиту над кількістю вільних номерів;
- друк підтверджень заявок.

Важливу роль у готельному господарстві відводиться модулю підрозділу живлення (див. рис. 7).

Рис. 7. Модуль підрозділу харчування

Інформаційні потоки в цьому відділі вимагають окремого розгляду.

Інформація від постачальників потрапляє на кухню шеф-кухарю. Якщо вона стосується поповнення складу, то проходить через бухгалтерію, де надійшов товар оформляється документально. У відділ бухгалтерії надходить також потік фінансової інформації про отриманої виручки. З відділу обслуговування в номерах на центральний кухонний термінал надходять замовлення від гостей готелю. Також замовлення надходять і з торгового залу.

В торговому залі і у відділі обслуговування в номерах знаходяться касові апарати і термінали з сенсорними екранами і можливістю зчитування інформації з магнітних карток. Термінали необхідні для проведення розрахунків з гостями та обліку спожитої продукції.

Модуль відділу покоївок

Даний модуль використовується для підтримки інформації про стан номерів для управлінських потреб і для відділу резервування. Кожному номеру привласнюється статус або "вільно"або "зайнято" в загальному випадку. Покоївки присвоюють свої статуси: "чистка не проведена", "чиста" і "готова для продажу". Коли гість вселяється, статус його номера автоматично переводиться в "зайнято".

Основні функції:

- постачання самої останньої інформацією про стан номерів відділу адміністрації і резервування;
- надання повної інформації про заповнюваності готелю, включаючи прогноз;
- зв'язок з ТВ-системою, що дозволяє змінювати статус номера за допомогою телетексту.

Інформаційні системи відділу маркетингу не включені в основну мережу готельного комплексу, так як цей відділ знаходиться як би зовні готелю. Працівники в ньому представляють собою якихось "постачальників" гостей готелю і тому їм не вимагається прямий зв'язок з внутрішніми підрозділами готелю. Вона потрібна лише в разі зміни фінансових умов проживання і збільшення набору пропонованих послуг.

<<< тому | зміст | вперед >>>