Як організувати наукову конференцію

Ви молодий процвітаючий працівник престижної наукової організації. Керівництво вашої організації, з метою перевірити Ваші організаторські якості, доручає Вам провести конференцію. Таке завдання постало перед вами вперше. В цьому випадку, краще всього звернутися до тих, хто вже колись займався організацією такого заходу. Будь-яка допомога чи порада дадуть вам можливість уникнути помилок.

Отже, перед вами стоїть завдання - з чого почати.

1. Складання плану заходу

В першу чергу ви повинні добре подумати над тематикою заходу, і визначте, яке коло питань ви хочете розглянути. Буде це узкопрофессиональная зустріч або ви хочете охопити широку область проблем з залученням досвідчених фахівців із суміжних галузей, або це буде зібрання фахівців, які займаються пошуком нових наукових напрямів, а також вирішення конкретних питань в певних областях науки. В першу чергу обов'язково постане питання, яким чином буде проведено цей захід - буде це конгрес, семінар, конференція або нараду. Давайте розглянемо по суті, що являють собою такі заходи.

- Конгрес. Це слово походить від латинського congressus, що в перекладі позначає нараду, з'їзд або збори, в більшості випадків міжнародного характеру.
- Семінар. В перекладі з латині звучить як розсадник, або в переносному сенсі - школа. Це зазвичай групові заняття, під час яких займаються підвищенням кваліфікації або спеціальної підготовки.
- Конференція. Відбувається також від латинського слова conferentia. Являє собою організаційну форму науковій діяльності, під час якої вчені збираються для глибокого обговорення питань, які присвячені якій-то чітко певною тематикою. За статусом конференція буде займати проміжне положення між конгресом та семінаром.
- Нарада. Цей захід присвячено широкому обговоренню і вирішенню конкретних питань і прийняття дієвих заходів щодо їх виконання.

В першу чергу вам необхідно подумати над тим, які організації та фонди, тому числі і міжнародні, можуть надати вам допомогу в організації майбутніх заходів. Проведіть аналіз умов, які вони поставлять перед вами. Це будуть умови про місце і форму проведення, а також інформація про учасників і публікації матеріалів конференції. Зберіть інформацію про те, кого з традиційних замовників або партнерів вашої організації можна залучити до безпосередній організації та участі у даному заході. Обов'язково скористайтеся послугами Інтернету, де ви зможете відшукати можливих спонсорів, а також зацікавлені організації, і не завадить також переглянути сайти інших конференцій. Слід звернути увагу на той факт, що майже всі спонсорські організації надають свою допомогу тільки на конкурсній основі. В цьому випадку вам треба буде досить обґрунтовано представити свою ідею проведення вашого заходу, при цьому обов'язково зверніть увагу спонсора на його значимість для нього, вашу спроможність в організаційних питаннях та необхідність проведення заходу саме в цей час.

Також необхідно визначити, які організації, крім традиційних партнерів, ви зможете запросити в ролі співзасновника даного заходу. При цьому необхідно врахувати той факт, щоб плановане захід було включено в річний план зацікавлених організацій. У таких випадках у більшості організацій необхідно обґрунтування заходу і фінансовий план. У більшості випадків, включення заходи в річний план є необхідною умовою для отримання організаційної і фінансової допомоги від підприємств співзасновників.

Незалежно від того, яку форму заходи ви вибрали (конгрес, семінар, конференція), необхідно запросити кілька авторитетних вчених добре відомих в даній області, інформація яких буде визначальною для вашого заходи. Слід також звернути свою увагу на той факт, що досить часто зустрічаються вчені зі світовим ім'ям, які найчастіше є поганими доповідачами. І в зв'язку з цим їх доповіді будуть найбільше цікавими для вузько - профільних конференцій і семінарів, ніж для пленарних виступів. Також важливим буде той факт, хто з учених погодиться взяти участь в вашому заході, і що це буде вам коштувати. Необхідно також врахувати те обставина будуть у вашій галузі проводитися інші великі заходи, які будуть близькими вашої тематики, і чи не вийде так, що більшість запрошених вами вчених захочуть прийняти участь в них. Вам слід також задатися питанням, чи зможете ви відразу організувати конгрес або більшу конференцію, або на перший випадок, краще всього зайнятися організацією невеликого семінару чи конференції. Практика показує, що конференції плануються за 1-3 роки до початку проведення. Такі питання, як надання підтримки та участь у заходи видатних вчених найкраще вирішувати на інших конференціях або переговорах, а також при висновках договорів на проведення спільних робіт.

Отже, давайте зупинимося на такому заході як конференція. Конференції більшості випадків проводяться через певні проміжки часу, або присвячуються якійсь ювілейного події, що дає можливість фахівцям бути в курсі сучасних подій, розширювати контакти з дослідниками, і в результаті цього отримувати необхідну інформацію. Щоб заплановану конференцію можна було легко впізнати серед безлічі інших, разом з назвою конференції вам необхідно розробити легко запоминающую емблему. У цьому випадку вам слід влаштувати невеличкий конкурс проектів емблем і назв конференції.

Тепер приступаємо до одного з основних моментів. Добре продумавши абсолютно всі попередні питання, в першу чергу оцініть кількість учасників, які візьмуть участь у конференції. Розгляньте плановані фінансові внески і витрати на проведення конференції, і рослее цього розрахуйте планований організаційний внесок. Задайтеся питанням, чи не буде він занадто великим для учасників конференції. Обов'язково порадьтеся з бухгалтерією вашої організації, і як можна розмістити передбачувані фінансові витрати на різні статті витрат. У вашому фінансовому звіті створити резервний фонд, за допомогою якого ви зможете провести додаткові заходи для учасників конференції. Бажано організувати ряд екскурсій, а також відвідування театрів і концертів. Якщо ваша конференція буде проходити недалеко від санаторію або гірськолижної бази, організуйте спортивно-оздоровчу програму для її учасників.

Важливо звернути свою увагу на те, що навіть при плануванні конференції, вам не обійтися без допомоги своїх колег. Тому для проведення такого заходу вам необхідно буде створити організаційний комітет, який в подальшому буде підтримувати вас у проведенні конференції. Тут вам треба буде проявити всі своє уміння і кмітливість. Треба щоб ваші колеги були не лише виконавцями, але і проявляли ініціативу, тоді вам буде досить легко здійснити плановану акцію. Прислухайтеся до нових ідей, обговорюйте кожен цікаве питання, сперечайтеся. Адже недарма кажуть, що істина народжується в суперечці, а при спільній роботи будуть створюватися майбутні ділові відносини.

2. Перший етап - етап планування - Вами пройдено, тепер приступаємо до проведення організаційного етапу

Добре відомо, що при організації будь-якої справи головним є люди. І тут ви, як організатор, повинні проявити весь свій організаторський талант. В першу чергу вам необхідно зібрати організаційний комітет, який повинен провести відбір представлених доповідей та порядок їх подання на конференції. В склад організаційного комітету повинні входити висококваліфіковані фахівці за всіма науковими напрямами, які будуть представлені на конференції. Бажано, щоб ваш комітет був міжнародним. До складу комітету повинні входити представники, які будуть брати активну участь у проведення конференції.

Поговоримо тепер про організаційному комітеті. Ваша група повинна бути дуже активною і динамічною. Чітко розподіліть обов'язки в комітеті. Не намагайтеся всю роботу виконувати самому. Роботу по організації конференції найкраще розбити на блоки і на чолі їх призначити відповідальних виконавців. Керівники комісій створять свої групи, які будуть організовувати роботу в групах. У ваше завдання буде входити підбір людей, які з вами вже працювали і зможуть добре виконати свою роботу. Ви повинні пам'ятати про те, що згідно літературі з менеджменту та практичних даних, оптимальне число працівників для гнучких структур буде становити 5-7 осіб. Слід також пам'ятати про те, що кожен член оргкомітету повинен мати свого заступника і ці заступники повинні бути відомі всім. Також такий заступник повинен бути і у вас. Тепер наводимо перелік основних комісій та відповідних блоків, які, в залежно від характеру конференції, можна буде об'єднати, розбити або доповнити іншими комісіями і блоками:

- Комісія з підготовки матеріалів. У більшості випадків цю комісію очолює вчений секретар конференції, і він є однією з головних фігур в організаційному комітеті. Вчений секретар веде всю переписку з учасниками конференції, у нього зібрані всі необхідні дані про представлених на конференцію доповідях. В його обов'язки входить складання і видання програми конференції. Також він вносить різні зміни, якщо такі виникають, веде підготовку до друкованого видання матеріалів і збірників тез конференції, а також регламентує роботу секцій і груп.

- Реєстраційна комісія. Сама назва говорить про те, що ця комісія займається реєстрацією учасників конференції. Крім того, члени комісії проводять підготовку бейджів і матеріалів. Члени комісії постійно інформують вченого секретаря про приїзд доповідачів.

У більшості випадків місце реєстрації - це просторий зал, де розміщується плакати та стенди конференції та де можна ознайомитися з усією доступною інформацією. Тут повинні бути представлені розкладу доповідей і схеми залів засідань. Ви повинні організувати процес реєстрації так, щоб не було великих черг, а учасникам конференції не доводилося заповнювати численні бланки. Сам процес реєстрації не повинен займати багато часу.

- Житлова комісія. Ця комісія займається поселенням учасників конференції. В її завдання входить обробка вступників побажань по розселенню. Вона бронює номери в готелях, а також займається забезпеченням додаткових місць, якщо раптом виникнуть непередбачені обставини.
- Транспортна комісія. В її обов'язки входить забезпечення конференції необхідним транспортом для зустрічі учасників конференції та проїзду їх до місця проведення. Організовує різні поїздки по доставці необхідної обладнання і матеріалів.
- Фінансова комісія. Тут все гранично просто - ця комісія повністю відповідає за всю фінансову сторону проведення конференції.
- Комісія з організації харчування. В її компетенцію входить організація харчування членів конференції, проведення різних кава-брейків, без яких не обходиться жодна конференція, а також проведення традиційного ознайомчого прийому. Це може бути обід або вечерю.
- Комісія з постачання. У завдання цієї комісії входить тісну взаємодію з усіма комісіями конференції, в першу чергу з фінансової, і забезпеченням усім необхідним учасників.
- Комісія по технічному забезпеченню. В її обов'язки входить забезпечення працездатності обладнання, яке необхідно для подання доповідей, а також розстановка стендів і додаткових матеріалів, необхідних для фіксації на стендах доповідей.

Останнім часом на конференціях, щоб уникнути різного виду непорозумінь, знаходиться ще одна група людей - охорона.

3. Інформаційний етап вашої конференції

Ну, ось сталося, і інформація про вашу наукової конференції з'явилася на сторінках Інтернету. Таку інформацію можна прочитати в розділі планованих заходів на сайтах організацій, які організовують цей захід, а також на сайтах організацій-спонсорів. До цього часу у вас вже є інформація про те, які організації виступають в ролі організатора, а які - спонсорами. Також вам вже добре відомо, які суми будуть надані вам спонсорами, і тепер ви можете зафіксувати суму оргвнеску. Тепер вам необхідно розмістити як можна більше інформації про конференції, і по можливості створити рекламу. Необхідну інформацію про конференції починають розміщувати десь за рік до її початку. Яким чином буде виглядати така інформація і як її необхідно уявити?

Наш вік, тепер важко уявити без Інтернету, і проведення будь-якого значного заходу важко уявити без створення свого сайту. На сьогоднішній день більшість великих міжнародних конференцій перейшло на реєстрацію заявок для участі через сайт конференції. На той випадок коли ваш сайт ще не повністю готовий на момент інформаційного повідомлення ви повинні підготувати сторінку з самою необхідною інформацією. Ця сторінка відображається в інформаційному повідомленні і містить дані, які показують дату проведення конференції, а також коли будуть доступними інші інформаційні повідомлення на сайті.

Тепер приступаємо до оформлення інформаційного повідомлення, яке в кінцевому підсумку стане візитною карткою вашої конференції. Слід оформити його так, щоб воно було суто інформативним, добре запам'ятовувалося, і не було зухвалим. Оформлення може бути кольоровим або чорно-білим. Незайвим буде скористатися послугами дизайнера, який допоможе вам оформити повідомлення і емблему конференції.

Оформлення інформаційного повідомлення може бути різним, але в ньому в обов'язковому порядок треба вказати наступне:

- назва конференції, місце проведення, дата, а також емблема.
- інформація про те, де і як буде проводитись реєстрація учасників, а також в які терміни потрібно представити свої матеріали.
- хто є організатором конференції, контактні номери телефонів та факсів, адреси - електронні та поштові, а також адреса сайту конференції, де можна отримати більш детальну інформацію.
- якою мовою буде проводитися конференція, а також де і як будуть опубліковано матеріали конференції.

В деяких випадках в інформаційному повідомленні вказують склад організаційного комітету, імена відомих учених, які погодилися на участь у вашій конференції. Також можна вказати на суму організаційного внеску та номер рахунку, за яким його можна оплатити. Повідомляється також про заплановані заходи конференції - зустрічі, семінари, екскурсії. На сайті, якщо це необхідно, вказують можливі варіанти розселення учасників конференції, а також про візової підтримки.

Питання про те, де буде проводитися конференція, треба обговорити окремо. Треба щоб це було будівлю або установа, яке можна легко відшукати на карті міста, де проходять транспортні маршрути - таксі, трамвай, тролейбус та ін. Найчастіше наводять схему проїзду з вокзалів і аеропортів. Інакше вам доведеться самим організувати транспорт для приїзду та від'їзду учасників конференції і зустрічати їх на місцях прибуття. Слід також звернути свою увагу на розташування готелів, вони повинні знаходитись як можна ближче до місця проведення конференції. Бажано проводити конференцію на території установи організатора, в цьому випадку вам не доведеться платити за оренду приміщень, що досить суттєво з фінансової сторони.

Після вирішення всіх цих питань постарайтеся розповсюдити інформацію про проведення вашої конференції. Тут можна використовувати всі доступні засоби - тематичні журнали, пресу, систему Інтернет. В обов'язковому порядку складіть список адрес електронної та поштової розсилки інформаційного повідомлення всім організаціям, які працюють у даній галузі. Цей список слід зберегти для проведення майбутніх конференцій. Після закінчення конференції цей список треба доповнити новими адресами учасників. Інформацію про проведення вашої конференції слід також розмістити на сайті http://www.konferencii.ru. Така інформація дозволить вам значно розширити коло учасників конференції.

4. Організаційний етап

Отже, сталося. На вашу адресу починають надходити заявки від майбутніх учасників конференції. Також вам відразу будуть задаватися питання, з'явиться додаткові проблеми, перед вами виникне велике коло завдань, які вам треба буде вирішити до початку конференції. З кожним днем в процес підготовки конференції будуть залучатися велика кількість людей, які в подальшому візьмуть безпосередню участь в організації процесу проведення конференції. У вас вже створено організаційний комітет, робочі комісії, і ви почали проводити організаційну роботу з керівниками комісій. На таких нарадах вирішуються загальні питання і чітко ставляться завдання перед керівниками комісій, які за міру виконання інформують вас про виконання. Поточні питання по роботі комісій вирішуються в робочому порядку. Голова організаційного комітету цьому етапі здійснює контроль за роботою комісій, погоджує спірні питання і приймає необхідні рішення.

Тепер зупинимося на програмі конференції. У тому випадку, коли надійшло дуже багато заявок для участі, і програмний комітет не рекомендує їх виключати з програми конференції, то вам потрібно організувати в різних за тематикою секціях паралельну роботу. Слід взяти до уваги той факт, що відкриття конференції повинно бути пленарним, незважаючи на те, яке б кількість секцій у вас не було представлено. Вступне слово, у всіх випадках, необхідно надати самому відомому вченому або високій посадовій особі від організаторів конференції. Після цього виступають кілька вчених з світовим іменем зі своїми доповідями. У цих доповідях висвітлюються проблеми розвитку різних напрямів науки, демонструються фактичні результати від використання наукових досягнень, проводиться аналіз можливого їх використання в майбутньому.

Треба пам'ятати те обставина, що кількість повідомлень або пленарних доповідей у межах секцій не повинно бути занадто багато, так як з-за великої кількості вони просто не запам'ятаються. Не перевантажуйте секції тривалою роботою, краще організуйте її в кілька етапів, з перервами на каву-брейк. Близькі за тематикою доповіді межах секцій ставте поруч, щоб учасники секції могли оцінити й порівняти переваги результатів опублікованих доповідях. Практика показує, що найкраще запам'ятовується перший і останній виступ, тому починатися і закінчуватися робота секції повинна найцікавішими доповідями.

Після того, як складена програма конференції, починайте розсилати запрошення учасникам конференції. Проінформуйте їх про форми доповідей - усний, пленарний, стендова, а також яке обладнання буде їм надано. В запрошення вкажіть дату і час доповіді і його тривалість, а також всі необхідні відомості, які необхідні учасникам конференції.

Передбачити всі ситуації, з якими вам доведеться зіткнутися неможливо, але ви повинні бути готовими до всього. В залежності від того, як оргкомітет з вами продумає всі питання і ситуації, тим менше виникне всяких негараздів. Без помилок звичайно не обійдеться. Але добре відомо, що не помиляється тільки той, хто нічого не робить.

5. Конференція

Ви відмінно впоралися перед поставленими завданнями. Ваші старання сприяли успіху проведеної конференції.

Настав момент, коли конференція закінчилася. Прибрані спорожнілі зали, а учасники роз'їхалися по своїх адресами. Але для вас конференція ще не скінчилась. Адже необхідно підвести підсумки, підготувати звіти про проведену конференції, а також ряд інших матеріалів, здача яких передбачена правилами, договорами і законами. Вам необхідно проаналізувати значимість конференції, а також рівень наданих доповідей. Під кінець підготуйте і розмістіть інформацію на сайті конференції. Для себе слід проаналізувати і зазначити всі помилки і невдачі, якщо такі були. Нарешті, не забути подякувати організаційний комітет за його роботу. Адже люди у вас повинні бути завжди на першому місці. Без їх допомоги вам ніколи б не вдалося провести вдало таке захід. І на сам кінець - перегляньте і викиньте всі непотрібні вже матеріали, і ...це повинно бути для вас правилом - заплануйте рік проведення наступної конференції.

Рада Туристичної бібліотеки: Якщо Вам потрібна якісна побутова техніка - радимо звернути увагу на сайт domtek.ua. Наприклад, там можна замовити і купити zelmer 919 з доставкою додому.