Бурачек В.І.
Культура народів Причорномор'я. - 2011. - №201. - С.125-127.

Розробка оптимальної АСУ для готельних підприємств

Постановка проблеми. В даний час спостерігається бурхливий розвиток і застосування інформаційних технологій у сфері готельного бізнесу. Для того, щоб бути конкурентоспроможними, багато готелі впроваджують автоматизовану систему управління, що дозволяє з максимальною ефективністю організувати роботу підприємства. З кожним роком кількість АСУ збільшується, удосконалюється, змінюється структура і готельному підприємству необхідно визначитися у виборі: замовити систему, розроблену під конкретну готель або придбати стандартну АСУ.

Аналіз досліджень і публікацій. Дослідженням проблем впровадження та розробки АСУ готельним підприємствам займалися такі фахівці з інформаційних технологій, як Боклан, Іванова Ю., Кудрін О., Кудюмов А., Матвєєв А., Черняківська С.

Невирішені проблеми. Практика багатьох підприємств готельного господарства показує, що АСУ є найбільш ефективним способом управління, але індивідуальна АСУ не завжди є кращим варіантом для організації, так як має безліч недоліків. І виникає проблема вибору оптимальної структури АСУ для успішного функціонування готельного підприємства.

Мета статті - запропонувати оптимальну структуру АСУ для готельних підприємств.

Основні результати дослідження. Без ефективної системи управління сучасний готель високого рівня довго не протримається на ринку, так як витрати на її утримання будуть істотно вище, ніж у конкурентів. В даний час в деяких країнах наявність АСУ вже є у стандартах готелів від 4-х зірок і вище. Український стандарт так само припускає ряд автоматизованих систем для готелів класу 4-5 зірок. Але це не говорить про те, що АСУ виправдовують себе лише в готелях високого рівня. Націленість на отримання стабільного прибутку, а так само на тривалу експлуатацію безпосередньо самої готелі, дозволяє прийняти рішення на користь впровадження систем і в невеликих готелях рівня 3-х зірок, з кількістю номерів близько 20-30.

В Україні АСУ в даний час набули більшого поширення все ж у готелях високого рівня. Це близько двадцяти чотирьох - і п'ятизіркових готелів. Сконцентровані вони переважно у Львові, Донецьку, Дніпропетровську і в Києві [1].

Найчастіше готелі йдуть по шляху розробки власних, індивідуальних АСУ. Однак цей шлях в довгостроковому плані виявився малоефективним - розвивати і навіть нормально підтримувати замовні системи на тлі зрослих цін стає економічно невигідно. Замовні системи в Україні розроблялися в умовах, коли внутрішня структура більшості готелів і законодавство майже не змінювалися. Системи враховували інтереси конкретного готелю і розвивалися, поступово охоплюючи автоматизацією окремі ділянки роботи. В даний час підтримувати таку систему в умовах мінливого законодавства і постійних нововведень в готельному бізнесі важко, а стандартна система накопичує в собі позитивний досвід експлуатації в десятках і сотнях готелів. Її впровадження може зажадати деяких змін в технології роботи готелю, але це обов'язково дасть позитивний ефект у подальшому. Стандартна система обов'язково підтримується фірмою-виробником і розвивається разом з розвитком ринку та інформаційних технологій, а отже є можливість удосконалити АСУ по мірі необхідності, перейшовши на використання нової версії програмного забезпечення, вартість якої нижча, ніж при першій покупці [2].

Серед зарубіжних інформаційних готельних систем найбільш відомою є система Fidelio, а також Lodging Touch. До теперішнього часу з'явився і успішно функціонує ряд розробок вітчизняних фірм, що забезпечують автоматизацію управління готельним комплексом. До них відносяться програмні продукти «Едельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фірма «Річок-Софт»), система Hotel-2000 (фірма «Інтур-Софт»), системи «Готель-Симпл», «Меридіан-1» (фірма Nortel), система Kei-Hotel (фірма Кеі-Company). Але кожна з цих систем пропонує різноманітний набір модулів АСУ і не завжди враховує наявність основних модулів [4].

Отже, оптимальна структура АСУ для готельних підприємств має наступний вигляд:

1) підсистема «Управління». Грамотно побудовані управлінські звіти, що представляють дані в обробленому для прийняття рішень вигляді, дозволяють економити час, необхідний для аналітики і збору статистичних даних. З одержуваними звітами керуючий готелем може більш точно визначити позиціонування готелю, динаміку зміни попиту і особливості уподобань гостей, виявити найбільш важливих клієнтів і підготувати для них персоніфіковані пропозиції.
2) підсистема «Поверхова служба». Підсистема призначена для автоматизації діяльності поверхової служби готелю і вирішує наступні завдання: облік номерного фонду; видача різної довідкової інформації про стан номерного фонду готелю; відстеження боржників за надані послуги; управління роботою покоївок; ведення графіка ремонтів номерного фонду:
3) підсистема гостьовий історії зберігає інформацію про гостей і компаніях. Всі основні дані про гостей, числі бронею, часу проживання, незаездов і відмін замовлень, а також про здобутий готелем доході від кожного гостя або компанії відображаються на одному екрані і легко доступні. Отримання детальної додаткової інформації забезпечується натисканням певної клавіші. У системі є запатентований функціональний блок табличного відображення списків гостей та клієнтів-компаній, що полегшує пошук необхідної інформації, а майстер запитів дозволяє задавати необмежену кількість критеріїв і умов сортування для пошуку потрібної інформації;
4) функція планування проживання дозволяє автоматично відображати на екрані дисплея всі зміни тарифу, типу номеру, а також інші умови на кожен день проживання гостя;
5) підсистема «Бронювання» дозволяє:
- отримувати інформацію про стан номерного фонду (заїзд, виїзд) на будь-який довільний період в графічній формі;
- оформляти заявки на бронювання приватних осіб, груп, організацій і туроператорів;
- підтверджувати бронювання листом або електронною поштою;
- здійснювати поселення груп;
- проводити поселення по броні;
- здійснювати швидкий пошук гостей по прізвища або номера;
- отримувати аналіз історії гостя та історії броні;
- організовувати бронювання номерів в режимі on-line через Інтернет;
- проводити дистанційне автоматичне і ручне блокування прострочених ключів;
6) підсистема «Бухгалтерський облік»: призначена для автоматизації бухгалтерського обліку виробничої і господарської діяльності готелю, виробляє деякі маніпуляції з нарахованими сумами (переносити нарахування з одного рахунку на інший, вводити оплату по кожній позиції, відстежувати історію по клієнтам, друкувати звіти і листи клієнтам);
7) підсистема «Ресторан». Підсистема призначена для автоматизації діяльності підрозділів громадського харчування і вирішує наступні завдання: ведення рецептур і технологічних довідників; формування меню; калькуляція страв і меню; моніторинг наявності продуктів на складі і виробництві; розрахунок витрачених продуктів; оформлення руху продуктів на виробництві і вимог на замовлення продуктів на склад; оформлення документів реалізації виробів; оформлення списання продуктів за підсумками реалізації виробів з виробництва; формування різних звітів і довідок; ведення програми харчування гостей та управління завантаженням залів.

Питома вартість впровадження такої оптимальної АСУ в масштабах запуску в експлуатацію всього готельного комплексу відносно невелика, в межах 10-15% від вартості, а іноді і нижче.

Економічний ефект відображає таку систему на рубіж самоокупності через 4-5 років в номінальному (не аварійному) режимі. Хоча, звичайно, це залежить від масштабу готелі і її рівня [3].

Для зниження початкової вартості, найбільш оптимальним буде варіант, коли установкою АСУ буде займатися компанія, що має значний досвід монтажу та наладки і, відповідно, володіє інформацією про специфіку роботи і надійності різних компонентів систем різних виробників. І в цьому випадку у замовника також буде забезпечено гарантійне та післягарантійне обслуговування.

АСУ дозволить готелям скоротити час на обробку надходять комплексних заявок на бронювання та інформація про майбутній заїзді оперативно надходить в службу покоївок, яким необхідно підготувати номер для приїзду гостей. Також мінімізується час обробки даних по реалізації пакетів послуг в бухгалтерії. Створення інтегрованої готельної інформаційної мережі дозволить звести до мінімуму необхідність дублювання інформації і, відповідно, уникнути помилок, що виникають при ручному введенні даних. Економія праці навіть одного працівника в день дозволить заощадити за рік істотну суму, не кажучи вже про уникнення дорогих помилок.

Правильна організація роботи покоївок за рахунок використання оперативного управління номерним фондом дозволяє оптимально планувати завантаження обслуговуючого персоналу. Найбільшої віддачі можна очікувати від використання блоку оптимізації управлінських рішень.

Висновки. Застосування АСУ дозволить готелям значно зменшити час обслуговування і кількість помилок, поліпшити якість обслуговування, що тягне за собою зменшення накладних витрат, полегшує аудит і сприяє зростанню позитивного іміджу засоби розміщення серед потенційних клієнтів і конкурентів, що, безсумнівно, найкращим чином позначиться на конкурентоспроможності підприємства.

Таким чином, можна чітко простежити доцільність застосування автоматизованих систем управління в готельному бізнесі.

Джерела та література

1. Волченко Т. П'ять зірок: [Електронний ресурс] / Т. Волченко. - Режим доступу: http://www.moshotel.ra/index.php?act=article&id=360
2. Плотнікова М.І. Комплексна автоматизація турбізнесу: учеб. метод, посібник / Н.І. Плотнікова. - М: Радянський спорт, 2001. - Ч.2: Інформаційні технології в сфері гостинності. - 208 с.
3. Академія гостинності: [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.studioplus.com.Ua/article/acad_gost/l.pdf
4. Компанія «UCL» (Ukrainian Computer Laboratory): [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://ucl.ua/index.php?option=comcontent&task=view&id=31&Itemid=47